Jednou z kľúčových častí agendy personálneho oddelenia je správa údajov o zamestnancoch.
Každý zamestnanec potrebuje priečinok s potrebnými informáciami, ako sú pracovné zmluvy, osobné údaje, plat, prehľad vyčerpanej / dostupnej dovolenky, pracovná pozícia a jej umiestnenie v našej organizačnej štruktúre a ďalšie.
Migráciou týchto údajov do systému Flowis,
Spoločnosť MUZIKER zabezpečila 100 % archiváciu potrebných informácií a funkcie systému Flowis, ktoré sú v súlade s GDPR, umožnili spoločnosti regulovať prístup k citlivým údajom.
Aktualizácia záznamov o zamestnancoch je pre personálne oddelenie veľmi dôležitá a Flowis ju zabezpečuje prostredníctvom pripomienok a upozornení, čo vedie k 100 % presnosti.
Všetky údaje sú chránené a prístupné v súlade s normami GDPR a prístup k informáciám o zamestnancoch je obmedzený na oprávnených pracovníkov (HR, manažéri atď.), čo zabráni neoprávnenému prístupu.
Jednoduchý proces zaučovania a odchodu zamestnancov
Proces správy záznamov o zamestnancoch sa začína, keď sa prijme rozhodnutie o prijatí nového zamestnanca. Vybraná osoba (napríklad vedúci oddelenia) zadá požadované
údaje do Flowisua na ich základe systém automaticky generuje čiastkové transakcie na všetky potrebné oddelenia, aby sa zabezpečilo spracovanie požadovaných položiek, ako je pracovná zmluva, registrácia na úrade sociálneho zabezpečenia, vytvorenie prístupu do interných systémov a mnohé ďalšie.
Spoločnosť plánuje tento proces ešte viac rozšíriť, počnúc identifikáciou voľného pracovného miesta, inzerciou na vybraných platformách, výberom kandidátov, uskutočnením pohovorov a nakoniec výberom vhodného kandidáta (fáza, v ktorej sa spoločnosť nachádza teraz).
Proces offboardingu je vo Flowise pokrytý podobne ako onboarding. Vybraná osoba zadá do systému informácie o ukončení zmluvy a vytvoria sa čiastkové transakcie, aby sa zabezpečilo, že každý aspekt procesu ukončenia zmluvy prebehne správne a v súlade so zákonom.
Kompletná databáza všetkých prístupov a programov
Každá pracovná pozícia zaznamenaná v systéme Flowis má preddefinovaný požadovaný prístup k hardvéru, softvéru a iným položkám.
Na základe toho sa automaticky vytvoria čiastkové transakcie pre zodpovednú osobu v danej oblasti bez potreby manuálneho zásahu.
Počas pôsobenia zamestnanca sa tieto prístupy môžu meniť alebo zvyšovať s rastúcou kompetenciou a existuje jednoduchý spôsob, ako o tieto zmeny požiadať prostredníctvom služby Flowis. Je vytvorená databáza všetkých prístupov a programov potrebných vo všetkých oddeleniach spoločnosti (od skladu až po vývojové tímy), ktorá umožňuje zamestnancom jednoducho požiadať o zmenu úrovne prístupu a tiež nám poskytuje prehľad týchto programov a prístupov používaných v našej spoločnosti.
Po ukončení pracovnej zmluvy Flowis automaticky generuje čiastkové transakcie na zrušenie prístupov a aktív zamestnanca na základe zadaného dátumu ukončenia.
Úplné záznamy a správy o absenciách, nadčasoch a delegovaní
Veľkou výhodou je aj evidencia dochádzky v systéme Flowis. Zamestnanec môže jednoducho požiadať o akýkoľvek typ neprítomnosti (k dispozícii na základe zákonov a pracovných zmlúv) a zodpovedné oddelenie môže na základe hlásení rýchlo a spoľahlivo preniesť tieto údaje prísnym orgánom (na spracovanie miezd).
Okrem neprítomností máme možnosť evidovať aj nadčasy, pričom Flowis na základe kalendára vyhodnocuje sumu, ktorá sa má preplatiť podľa zákona (víkendy, sviatky, pracovné dni atď.)
V rámci tohto záznamu nemôžem nespomenúť systém delegovania úloh a prístupu počas neprítomnosti. Pri výbere neprítomnosti je zamestnanec povinný zvoliť si svojho zástupcu, ktorý bude o tejto skutočnosti samozrejme včas informovaný a zároveň mu bude umožnený prístup k údajom o danej osobe.
