Súčasné trendy v účtovných procesoch zásadne ovplyvňujú, ako firmy vykonávajú svoju prácu. Dôraz na automatizáciu a digitalizáciu pomáha zvýšiť efektivitu a znížiť náklady. Tieto inovácie ovplyvňujú spracovanie faktúr, zlepšujú dodržiavanie predpisov a posilňujú vzťahy so dodávateľmi. V tomto blogu sa pozrieme na kľúčové zmeny v účtovných procesoch a ich dopad na finančné operácie.
Automatizácia a integrácia umelej inteligencie (AI)
Nie je žiadnym prekvapením, že aj účtovné oddelenia sa menia vďaka automatizácii a umelej inteligencii. Tie nám nahrádzajú manuálne procesy, tými rýchlejšími a efektívnejšími. Využitím AI a strojového učenia môžu firmy výrazne zjednodušiť pracovné postupy, znížiť chybovosť a zvýšiť produktivitu svojich oddelení.
Efektívna automatizácia účtovných procesov
Vďaka automatizovaným riešeniam ako je Flowis sú úlohy, ako zadávanie údajov z faktúr, porovnávanie objednávok s faktúrou a schvaľovanie, spracovávané automaticky. Úlohy, ktoré predtým robili ľudia manuálne, teraz vykonáva systém. Aj vďaka tomu sa zníži počet chýb, ušetrí čas a zabezpečí presnejšie a rýchlejšie spracovanie faktúr.
Odhalenie podvodov a riadenie rizík
AI výrazne prispieva k odhaľovaniu podvodov. Firmy s jej pomocou analyzujú obrovské množstvo údajov oveľa rýchlejšie a presnejšie, než by to dokázali manuálne. Tieto systémy dôkladne kontrolujú fakturačné údaje, rozpoznávajú nezvyčajné transakcie, duplicitné faktúry či podozrivé žiadosti o platby, čím efektívne pomáhajú chrániť firmy pred podvodmi.
Flowis v praxi
Flowis využíva AI na automatické odhaľovanie nezrovnalostí medzi faktúrami a objednávkami. Ak sa suma na faktúre nezhoduje s objednávkou, systém upozorní účtovné oddelenie alebo zabezpečí ďalšie preskúmanie problému. Predchádza sa tak oneskoreniam a umožňuje rýchle riešenie, čo zlepšuje presnosť a efektivitu finančných procesov.
E-fakturácia a digitálne riešenia
E-fakturácia a prechod na digitálne systémy menia spôsob, akým firmy spravujú svoje účtovné procesy. E-fakturácia je pre firmy efektívna, a zároveň spĺňa globálne požiadavky na ochranu životného prostredia.
E-fakturácia
Pracovať s papierovými faktúrami je časovo náročné a často to vedie k chybám, pretože celý proces vrátane posielania, schvaľovania a archivovania dokumentov je manuálny. To môže spôsobiť oneskorenia v platbách a znížiť efektivitu celého procesu. E-fakturácia, alebo tiež digitálna fakturácia tento problém rieši tým, že všetko prebieha online. Tým sa urýchľuje spracovanie a zjednodušuje celý proces.
Podpora trvalo udržateľného rozvoja
Prechod na e-fakturáciu pomáha firmám znižovať svoju ekologickú stopu, pretože sa snažia byť udržateľnejšie. Papierové faktúry spôsobujú odlesňovanie, spotrebúvajú energiu pri tlači a preprave a zaberajú miesto v skladoch. Prechod na elektronické faktúry výrazne znižuje ich vplyv na životné prostredie.
Mnoho firiem sa teraz sústredí na udržateľnosť a e-fakturácia je skvelý spôsob, ako podporiť ich environmentálne ciele. Prechod na online fakturáciu šetrí nielen papier, atrament, ale aj prepravu a ďalšie zdroje, čím znižuje uhlíkovú stopu firiem. Zákazníci a zainteresované strany čoraz viac uprednostňujú ekologické obchodné praktiky.
Dlhodobé úspory
Aj keď prechod na e-fakturáciu si môže na začiatku vyžadovať investície do nového softvéru a systémovej integrácie, v konečnom dôsledku to prinesie značné úspory. Firmy môžu ušetriť čas a peniaze odstránením nákladov na papier, poštovného, skladovanie a ručné spracovanie faktúr. Menej manuálnej práce znamená nižšie náklady na zamestnancov, účtovné oddelenia môžu pracovať efektívnejšie, robiť menej chýb a rýchlejšie spracovať a schvaľovať faktúry.
Flowis v praxi
Flowis spracováva a validuje faktúry takmer okamžite, zatiaľ čo papierová fakturácia môže trvať dlhšie. Keď dodávateľ elektronicky pošle faktúru, Flowis ju automaticky prijme, skontroluje a porovná s objednávkou, a potom ju pošle na schválenie. Po schválení je faktúra ihneď pripravená na platbu, čím sa celý proces výrazne urýchľuje.
Pokročilé analytické nástroje
Analýzy sa zameriavajú na detaily, ktoré bežné výkazy často prehliadajú. Používajú špeciálne nástroje na skúmanie veľkého množstva dát a odhaľovanie vzorcov alebo trendov, ktoré by inak mohli uniknúť pozornosti. Tieto poznatky môžu vylepšiť rôzne aspekty procesu, ako je skrátenie platobných cyklov alebo efektívnejšie vyjednávanie s dodávateľmi.
Firmy môžu sledovať, ako rýchlo sa faktúry spracovávajú, koľko zliav za skoré platby využívajú a ako často dochádza k oneskoreným platbám alebo pokutám. Analyzovaním týchto údajov môžu identifikovať slabé miesta v procese platieb a prijať opatrenia na ich zlepšenie.
Flowis poskytuje manažérom jasný prehľad o výkonnosti oddelenia prostredníctvom prehľadných analytických nástrojov a vizuálnych násteniek (dashboardov). Tieto informácie im pomáhajú rýchlo a efektívne sa rozhodovať.
Optimalizácia pracovného kapitálu
Pokročilé analytické nástroje pomáhajú firmám optimalizovať pracovný kapitál. Umožňujú lepšie plánovať, kedy platiť dodávateľom, a zároveň efektívne riadiť peňažné rezervy. Analýza platobných podmienok, zliav za skoré platby a načasovania výdavkov vedie k lepšiemu riadeniu pracovného kapitálu.
Flowis v praxi
Flowis ponúka nástroje, ktoré firmám pomáhajú analyzovať historické údaje o platbách a odhaľovať trendy a chyby. Príkladom môže byť situácia, keď firma zistí, že niektorý dodávateľ často posiela chybné faktúry, čo vedie k oneskoreniam v platbách. Keď sa tento problém objaví, účtovné oddelenie môže spolupracovať s dodávateľom na zlepšení presnosti faktúr, čo urýchli platby a zníži čas potrebný na opravy chýb.
Cloudové a mobilné aplikácie
Cloudové technológie umožňujú firmám flexibilne a efektívne riadiť procesy z prakticky akéhokoľvek miesta. V hybridných a remote (práca na diaľku) pracovných prostrediach je to veľmi cenné, pretože tímom umožňuje spracovávať faktúry, schvaľovať platby a sledovať transakcie v reálnom čase, bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú.
Kdekoľvek, kedykoľvek a ihneď
Zamestnanci môžu pracovať so systémom z akéhokoľvek miesta cez zabezpečený internet, či už sú doma, na cestách alebo v inej kancelárii. Cloudové aplikácie umožňuje okamžité spracovanie a schvaľovanie faktúr, čo zabezpečuje plynulú spoluprácu medzi tímami z rôznych lokalít.
Počas pandémie sa práca z domu stala bežnou praxou. Firmy, ktoré mali cloudové systémy na spracovanie faktúr, mohli bez problémov pokračovať, zatiaľ čo tie, ktoré sa spoliehali na papierové procesy, čelili ťažkostiam.
Mobilné aplikácie
Mobilná funkcionalita cloudových riešení prináša veľké výhody. Mnohé platformy teraz ponúkajú aplikácie, ktoré umožňujú používateľom schvaľovať platby, sledovať stav faktúr a spravovať dodávateľské údaje priamo z ich smartfónov alebo tabletov. Manažéri a vedúci pracovníci môžu takto schvaľovať faktúry a platby z akéhokoľvek miesta. Mobilné riešenia zvyšujú efektivitu, najmä pre firmy, ktoré majú tímy na rôznych lokalitách alebo zamestnancov, ktorí často cestujú.
Flowis v praxi
Schvaľovanie vo Flowis mobilnej aplikácii funguje veľmi jednoducho. Používateľ dostane notifikáciu o novej faktúre, ktorú je potrebné schváliť. Po otvorení aplikácie môže faktúru skontrolovať a skontrolovať detaily. Ak sú všetky údaje správne, schválenie sa uskutoční jediným kliknutím. Takto je proces rýchly, efektívny a umožňuje okamžité akcie bez nutnosti prístupu k počítaču.
Systémová integrácia
Systémová integrácia spája všetky finančné funkcie do jednej platformy. Zjednodušuje nákupný proces, spracovanie faktúr a platieb, a zabezpečuje hladký prenos údajov. Firmy tak získajú lepší prehľad o svojich financiách a zlepšuje celková funkčnosť oddelení.
Efektívnejšia pracovné postupy
Systémová integrácia výrazne zlepšuje automatizáciu pracovných postupov. Automatizované postupy zjednodušujú opakujúce sa úlohy, znižujú potrebu manuálnych zásahov a urýchľujú čas spracovania.
Flowis v praxi
Flowis okrem spracovania a schvaľovania faktúr zabezpečuje aj plynulú integráciu s účtovnými systémami firiem. Integrácia automatizuje účtovné úlohy prostredníctvom robotickej automatizácie procesov (RPA), čím sa dosahuje vysoká presnosť pri spracovaní faktúr. Účtovný proces je vďaka tomu efektívnejší, čo znižuje manuálnu prácu a minimalizuje chyby.
Dodržiavanie predpisov a regulačné zlepšenia
Účtovné pravidlá sa často menia kvôli zmenám v daňových zákonoch, ochrane údajov a finančných štandardoch. Firmy pôsobiace v rôznych krajinách musia dodržiavať miestne aj medzinárodné predpisy, čo môže byť náročné na sledovanie.
Finančné oddelenia musia sledovať zmeny v predpisoch a prispôsobovať svoje procesy, aby im vyhovovali. To zahŕňa nielen pochopenie nových pravidiel, ale aj rýchle úpravy účtovných postupov na ich dodržiavanie.
Dodržiavanie predpisov
Automatizované riešenia zabezpečujú dodržiavanie predpisov a pomáhajú účtovným oddeleniam efektívne spravovať pravidlá a normy. Systémy kontrolujú faktúry, vypočítavajú dane a pripravujú finančné správy automaticky. Tým sa zabezpečuje súlad účtovných procesov s aktuálnymi predpismi a minimalizuje sa riziko chýb.
Audit
Jednou z hlavných výhod systémov ako Flowis je lepšie uchovávanie auditných záznamov. Tieto systémy sledujú všetky transakcie, čo uľahčuje preukazovanie dodržiavania všetkých predpisov.
Flowis v praxi
S Flowisom môže firma rýchlo poskytnúť audítorom informácie o spracovaní a schválení faktúr, ako aj ďalšie potrebné údaje, čím veľmi jasne preukáže dodržiavanie pravidiel.
V súčasnosti sa účtovné procesy vyznačujú rastúcim dôrazom na automatizáciu a digitalizáciu, čo zefektívňuje ich vykonávanie a znižuje riziko chýb. Flowis je automatizovaný nástroj, ktorý jednoducho a rýchlo spracováva účtovné údaje, čím zvyšuje efektivitu procesov. Integrácia moderných technológií, ako sú umelá inteligencia a cloudové riešenia, umožňuje flexibilnejšie a transparentnejšie spracovanie dát. Okrem toho, zameranie na dodržiavanie regulácií a udržateľnosť sa stáva neoddeliteľnou súčasťou účtovníctva. V budúcnosti sa očakáva ďalší rozvoj v oblasti analýzy dát, ktorý pomôže firmám lepšie predpovedať finančné trendy. Celkovo je evidentné, že účtovníctvo sa transformuje, aby sa prispôsobilo moderným požiadavkám trhu.
