Spracovanie faktúr je dôležitou úlohou pre oddelenie záväzkov (AP). S narastajúcim objemom faktúr, ktoré musia spracovať, je veľmi dôležité zabezpečiť presnú a efektívnu validáciu každej faktúry.
Prvým krokom v manuálnom procese validácie faktúr je overenie správnosti údajov na každej faktúre. Tento postup je často zdĺhavý a môže spôsobiť oneskorené platby dodávateľom. Okrem toho, manuálne overovanieúdajov môže byť náchylné k chybám a nepresnostiam, čo vedie k nesprávnym úhradám a k finančným stratám.
Ďalšou výzvou manuálnej validácie je efektívne spracovanie veľkého objemu faktúr. Rastúci počet faktúr môže spôsobovať preťaženie zamestnancov, čo môže mať za následok oneskorené spracovanie faktúr, stratu zliav,a v neposlednom rade nespokojnosť dodávateľov. Na prekonanie týchto výziev teraz mnohé spoločnosti využívajú automatizované nástroje na validáciu faktúr, ako je Flowis.
Automatizácia procesu validácie faktúr môže výrazne zvýšiť efektivitu a presnosť tohto procesu. Automatizované nástroje na validáciu faktúr dokážu rýchlo a spoľahlivo overiť správnosť údajov na každej faktúre a upozorniť na potenciálne chyby. Tým sa eliminuje potreba manuálneho overovania a znižuje sa riziko vzniku chýb. Okrem toho, automatizovaná validácia faktúr umožňuje rýchlejšie spracovanie veľkého objemu faktúr, vedie k rýchlejšiemu presunu faktúr do schvaľovacieho procesu a zlepšuje cash-flow tým, že umožňuje rýchlejšie spracovanie platieb dodávateľom. Tento proces taktiež umožňuje lepšie monitorovanie a riadenie účtovných údajov, čo prispieva k väčšej transparentnosti a efektívnej správe finančných zdrojov.
Digitálna extrakcia údajov z faktúr
Flowis integrované moduly qRead a qCapture sa používajú na prenos údajov z papierových dokumentov a PDF súborov do elektronického formátu. Modul qRead využíva technológiu vyťažovania faktúr (OCR). Vyťažovaním faktúr sa presne identifikujú a extrahujú jednotlivé písmená z naskenovaných obrázkov a transformuje ich na súvislé slová a vety. qCapture využíva strojové učenie a umelú inteligenciu. Modul qCapture je vysoko konfigurovateľný, čo mu umožňuje zachytiť všetky potrebné údaje a prispôsobiť sa zmenám bez ohľadu na formát faktúry. Ak vaša firma čelí veľkému množstvu faktúr v rôznych formátoch, tentomodul je pre vás optimálnym riešením.
Prispôsobte si potrebné údaje vašim preferenciám
Obrazovka pre validáciu faktúr vo Flowise zobrazuje všetky používané polia, ako je typ dokumentu, predmet, krajinu alebo nákladové stredisko. Užívatelia majú možnosť použiť jednu alebo obe metódy extrakcie údajov a nimi zvolenú kombináciu polí.
Funkcia vyťažovania faktúr poskytuje možnosť upraviť polia:
- prevod textu na veľké písmená,
- odstránenie medzier,
- odstránenie úvodných núl,
- úprava desatinných miest a ďalšie možnosti úprav.
Administrátori môžu ľahko vykonať tieto opravy pomocou rozbaľovacej ponuky, pričom systém nevyžaduje žiadne programátorské znalosti. Môžete tiež vytvoriť rôzne konfigurácie pre rôzne pracovné toky, napríklad pre rôzne regióny alebo krajiny.
Ako funguje validácia faktúr s Flowisom?
Po doručení faktúry do vášho emailu, systém Flowis automaticky číta obsah emailu aj prílohy. Potom nasleduje spracovanie faktúr, vyťažovanie údajov a automatická validácia.
Flowis pravidelne sťahuje údaje a ukladá ich do interné databázy. Počas procesu validácie sa porovnávajú tieto údaje s údajmi vo vašich účtovných systémoch. Ak sa na faktúre nachádza objednávka, ktorá nie je v našej databáze, dokument bude označený ako zamietnutý. Vybraný postup sa môže líšiť podľa preferencií a môže zahŕňať prispôsobený pracovný postup.
Všetky údaje sú zobrazené na jednej obrazovke, aby ste mali jednoduchý a prehľadný prehľad o všetkých informáciách.
Pri validácii faktúr vykonávame mapovanie. V účtovnom systéme má každý dodávateľ priradený špecifický kód, ktorý sa počas overovania automaticky spáruje s príslušnými informáciami. Tento kód si môžete skontrolovať aj vo Flowise.
Obrazovka pre validáciu faktúr je navrhnutá pre jednoduché a pohodlné používanie. V pravom paneli obrazovky je zobrazený náhľad faktúry a v ľavom paneli sú zobrazené detaily o faktúre.
Aké funkcie vám ponúka Flowis?
Zobratenie relevantných polí – pri výbere konkrétnej krajiny vám systém zobrazí iba relevantné polia, ktoré s ňou priamo súvisia. Flowis tiež poskytne správne mapovanie pre danú krajina. Príklad: „1452 Germany“.
Upozornenia a hlásenia o chybách – Flowis vám pomáha identifikovať problémy a chyby rýchlo a jednoducho. Tieto hlásenia vám umožňujú mať lepší prehľad a okamžité riešenie, čo zabezpečuje hladký a efektívny chod vašej práce. Príklad: ak v účtovnom systéme je objednávka priradená inému dodávateľovi, alebo ak sa nezhoduje, a podobne.
Odmietnutie faktúry – keď je faktúra odmietnutá, účtovný tím vyberie dôvod, a tým spustí automatický proces, v ktorom sa faktúra označí ako odmietnutá. Systém potom upozorní dodávateľa o tejto skutočnosti.
Rozdelenie dokumentu na jednotlivé časti – ak dodávatelia skenujú viacero PDF dokumentov v jednom skenovaní, je možné využiť funkciu rozdelenia dokumentu. Touto funkciou sa dokáže validátor rozdeliť dokument na jednotlivé časti a vytvoriť nové transakcie pre každú z nich. Takto rozdelené dokumenty môžu byť ďalej odoslané na extrakciu OCR bez potreby ďalšej tlače alebo skenovania. Týmto spôsobom je možné efektívne pracovať s viacerými fakturami, ktoré boli skenované v jednom súbore.
Voliteľná manuálna validácia – sú prípady, pre ktoré chcete ponechať možnosť manuálnej validácie, a aj na to sme mysleli pri vývoji nášho Flowisu. Samozrejme tento krok je možné preskočiť a nechať Flowis automaticky validovať vaše faktúry.
Analýza porovnávania faktúr – Flowis má integrovanú funkciu, ktorá porovnáva vyťažené údaje z faktúr s údajmi z faktúr, ktoré boli zaúčtované. Systém meria percentuálnu úspešnosť pre každé pole. Report je možné stiahnuť vo formáte Excel, kde sú zobrazené všetky faktúry a ich podrobné informácie. Táto funkcia nám umožňuje vidieť percentuálnu úspešnosť a analyzovať ju podrobnejšie, aby sme presne pochopili, z čoho sa dané percento skladá.
Automatizácia validácie faktúr je kľúčovým nástrojom na zvýšenie efektívnosti a presnosti procesu overovania faktúr. Vďaka automatizácii s Flowisom môže byť tento proces vykonávaný rýchlejšie a spoľahlivejšie, čo vedie k zlepšeniu celkových výsledkov a minimalizácii chýb. Implementácia automatizovanej validácie faktúr je výhodným krokom pre zvýšenie konkurencieschopnosti a optimalizáciu nákladov firmy.
