Po vytvorení vašej firmy a všeobecných zoznamov je nevyhnutné venovať pozornosť ďalším komponentom pre bezproblémové fungovanie systému ľudských zdrojov. Flowis vám ponúka zoznamy so základnými, predvyplnenými údajmi, ktoré sú pripravené na použitie a potrebné na vytvorenie zamestnancov vo vašom informačnom systéme.
Obsahujú nasledujúce údaje:
- druhy kontraktov,
- druhy dokumentov,
- druhy licencií a
- druhy vzdelaní.
Na to, aby zodpovedali preferenciám vašej spoločnosti, však môžu byť potrebné úpravy z vašej strany. Nazrite do tejto príručky, aby ste pochopili proces vykonávania týchto potrebných úprav.
Nastavenie tvorby zamestnancov
Nastavenie tvorby zamestnancov môžete začať priamo z Nástenky kliknutím na žlté tlačidlo:
Dostanete sa k nemu tiež z ľavého menu výberom možnosti „Nastavenie tvorby zamestnanca“ v časti „Nastavenie HR procesov“. Prechádzajte jednotlivými časťami nastavenia pomocou kariet umiestnených v hornej časti obrazovky:
Úvodná karta poskytuje stručného sprievodcu, ktorý popisuje funkcie dostupných tlačidiel, zatiaľ čo na ďalších kartách sa nachádzajú zoznamy potrebné na vytvorenie zamestnanca.
Spravovanie nastavenia tvorby zamestnancov
Po otvorení niektorého zo zoznamov, napríklad Druhy kontraktov, sa zobrazí zoznam predvyplnených záznamov a niekoľko možností na správu týchto záznamov.
V hornej časti obrazovky sa nachádza filter, ktorý uľahčuje vyhľadávanie konkrétnych záznamov. Pod filtrom sa nachádza niekoľko tlačidiel, ktoré ponúkajú rôzne akcie:
- Nový – toto tlačidlo môže byť k dispozícii len v niektorých číselníkoch. Umožňuje ručne pridať nové záznamy. Budete musieť vyplniť všetky údaje. Po dokončení nezabudnite kliknúť na tlačidlo „Uložiť“, aby ste nestratili svoje údaje.
- Importovať – ak nechcete vytvárať záznamy ručne, máte možnosť importovať súbor formátu .xlsx, ktorý vytvorí všetky záznamy naraz. Importovaný súbor však musí spĺňať určité pravidlá týkajúce sa obsiahnutých stĺpcov a ich názvov – šablónu súboru získate kliknutím na tlačidlo „Stiahnuť“. Takto získate súbor so správnymi stĺpcami a stačí ho len vyplniť potrebnými údajmi.
- Prispôsobiť – prispôsobte si zobrazenia stĺpcov podľa svojich preferencií. Ak chcete zobraziť viac stĺpcov, menej stĺpcov alebo ich zobraziť v inom poradí, môžete si to nastaviť pomocou tohto tlačidla. Toto nastavenie bude viditeľné len pre vás – neovplyvníte to, ako tento zoznam vidia ostatní Používatelia systému.
- Stiahnuť – po kliknutí na malú šípku na konci tlačidla sa zobrazí zoznam možností sťahovania – formát, ktorý chcete stiahnuť. Ak ste predtým použili filter na zobrazenie len niektorých záznamov, stiahnu sa len tie, ktoré spĺňajú kritériá filtrovania. Ak chcete stiahnuť celý zoznam, musíte najprv filter vymazať (použite vo filtri tlačidlo „Vyčistiť a obnoviť“).
Pod týmito tlačidlami sa nachádza zoznam záznamov. Ikona ceruzky na konci každého riadku vám umožní upraviť informáciu o tom, či je daný záznam aktívny. Označenie záznamu ako neaktívneho ho vylúči z HR procesov.
Celý zoznam môžete tiež jednoducho zoradiť kliknutím na názov stĺpca, podľa ktorého si želáte zoradiť záznamy; ďalším kliknutím môžete zmeniť smer zoradenia. Zoradenie môžete v prípade potreby kedykoľvek odstrániť jednoduchým kliknutím na X v riadku „Zoradiť“.
Zobrazenie podrobností o záznamoch
Kliknutím na konkrétny riadok sa v samostatnom okne zobrazia podrobnosti o príslušnom zázname. V pravom hornom rohu sa nachádza niekoľko tlačidiel s rôznymi možnosťami:
- Upraviť – úprava podrobností záznamu
- Nový – ručné vytvorenie nového záznamu, dostupné len vo vybraných zoznamoch
- Duplikovať – vytvorenie nového záznamu duplikovaním aktuálne zvoleného záznamu
- Zoznam – presmerovanie na zoznam všetkých záznamov
