Absolútna istota a kontrola nad údajmi
Spočiatku tento proces prebiehal s veľmi obmedzenými možnosťami a bol závislý od manuálneho ovládania prostredníctvom tabuľky Google. Išlo o tabuľku s obrovským množstvom údajov a potrebným prístupom na ich úpravu pre viac ako 50 ľudí v rámci spoločnosti. Tu sa opakoval prvý a najväčší nedostatok. V prípade nesprávneho postupu mohlo ľahko dôjsť k strate dôležitých údajov a ich obnovenie bolo pracné a mnohokrát aj nemožné.
V tomto ohľade nám Flowis poskytol absolútnu istotu a kontrolu nad údajmi. Napriek tomu, že do procesu refundácie musí vstúpiť a zasiahnuť rovnaký počet ľudí. Flowis nám umožnil presne nastaviť rozsah úprav pre každého používateľa alebo skupinu používateľov. Tým sme zabezpečili, že databáza refundácií zostane chránená pred chybami spôsobenými nepozornosťou alebo nesprávnymi postupmi, ale zároveň, že používatelia majú prístup na vykonanie potrebných úprav.
100% úspešnosť pri správnosti zadávania požiadaviek
Významným krokom v tomto procese bolo aj nastavenie pravidiel pre validáciu. Pri refundáciách máme množstvo platobných metód, mien a dôvodov refundácie, a pre každú kombináciu z nich platia rôzne postupy. Flowis nám umožnil nastaviť pravidlá overenia údajov na základe polí, ktoré sa vypĺňajú pri zadávaní žiadosti o refundáciu. Tieto pravidlá zabezpečili takmer 100 % úspešnosť správne vyplnených žiadostí. Na porovnanie, v Google Sheets zamestnanci pred spracovaním každej refundácie overovali tieto údaje ručne, pričom denne spracovávali až 150 refundácií. Automatizácia v tomto smere priniesla výraznú úsporu času.
100% úspešnosť riešenia požiadaviek
Ďalšou funkciou, ktorá šetrí čas našich zamestnancov, je usmerňovanie a informovanie o aktuálnom stave každej refundácie, v závislosti od toho, čo sa s ňou deje alebo čo sa má robiť.
Ako sme už spomínali, refundácie sa poskytujú v rôznych kombináciách a každá z nich je priradená na spracovanie inej osobe v spoločnosti. Flowis automaticky priraďuje refundácie správnym osobám alebo skupinám podľa týchto kombinácií, čo im umožňuje spracovať ich bez zbytočného dohľadávania. Taktiež ich upozorňuje na akékoľvek problémy. Týmto spôsobom sa zabezpečilo, že žiadna refundácia nezostala nespracovaná alebo zabudnutá, čím Flowis prispel k vyššej spokojnosti zákazníkov.
Zvýšenie kvality a profesionality našej zákazníckej podpory
Veľkým plusom je aj prepojenie Flowisu s našimi internými programami, vďaka ktorému sa množstvo údajov nemusí zadávať ručne, ale predvyplní sa na základe určitého parametra (číslo objednávky, dobropis). Zároveň sa dozvieme o vrátení peňazí bez toho, aby sme sa museli prihlasovať do Flowisu. Prepojenie nám umožňuje vidieť informácie o vrátení priamo v našom internom systéme, na mieste, kde ich potrebujeme. Tieto informácie sú dôležité pri komunikácii so zákazníkmi, pretože rýchle reakcie zvyšujú kvalitu a profesionalitu našej zákazníckej podpory.
V rámci tohto prepojenia sme s pomocou Flowisu automatizovali takmer 80 % refundácií. Flowis nám umožnil vybrať vhodné refundácie na základe stanovených pravidiel, a následne odoslať žiadosť o ich spracovanie do nášho interného systému. Vďaka tomu sme v Muzikeri výrazne znížili množstvo manuálnej práce.
Dôležité je spomenúť aj samotnú prácu s databázou týchto refundácií. Široká škála možností filtrovania na základe výberu parametrov nám umožnila nájsť konkrétnu refundáciu v priebehu niekoľkých sekúnd, čo bolo v rámci tabuľky Google časovo náročnejšie, v niektorých prípadoch dokonca nemožné.
V neposlednom rade je to aj jednoduchosť úprav v databáze refundácií a ich spracovanie. Je možné rýchlo a efektívne pridávať a upravovať pravidlá validácie, nové typy náhrad, nové skupiny/užívateľov na spracovanie a mnohé ďalšie bez zdĺhavého programovania.
Flexibilný formulár podporujúci závislé rozbaľovacie zoznamy s viacerými možnosťami výberu, predvyplnené polia, rôzne obmedzenia, formátovanie a rozloženie
Jednoduchá navigácia v priebehu pracovného postupu a vykonanie ďalšej akcie s komentárom a prílohami.
Každé pole v systéme je k dispozícii aj vo filtri
Prispôsobené chybové hlásenia a kontroly overujú každý vstup používateľa
