Výzva
Spoločnosť BIPA sa pri kontrole, schvaľovaní a účtovaní dodávateľských faktúr spoliehala na manuálne a papierové procesy, čo komplikovalo celý proces účtovania záväzkov. Proces zahŕňal viaceré úrovne overovania, ručné spracovanie dokumentov a častú komunikáciu medzi oddeleniami, čo bolo časovo náročné a náchylné na chyby. Tento prístup nevyhovoval firemným potrebám rýchlych a presných každodenných operácií.
BIPA potrebovala riešenie na zefektívnenie pracovných postupov, automatizáciu schvaľovacích procesov a bezproblémovú integráciu s účtovným systémom, aby zvýšila svoju celkovú efektivitu a presnosť v operáciách.
Riešenie: Implementácia systému Flowis
Aby spoločnosť BIPA prekonala tieto výzvy, zvolila softvér Flowis na automatizáciu obchodných procesov, ktorý sa zameriava na digitalizáciu a zefektívnenie pracovných postupov. Implementácia sa sústredila na odstránenie manuálnych úloh a papierových procesov a priniesla automatizáciu do hlavných oblastí:
Automatizované vyťažovanie faktúr
Flowis automaticky kontroluje a overuje dodávateľské faktúry priradené k nákupným objednávkam, čo znížilo počet manuálnych zásahov pre spoločnosť BIPA a jej účtovný tím. Tým sa zabezpečilo, že do schvaľovacej fázy idú len správne faktúry. Pravidlá vyťažovania faktúr boli prispôsobené potrebám spoločnosti, čo zaručuje dodržiavanie interných zásad a minimalizuje riziko chýb.
Jednoduchší schvaľovací proces
Akonáhle boli faktúry vyťažené, Flowis ich automaticky presmeroval cez prednastavený digitálny schvaľovací proces. Schvaľovanie sa už nezdržovalo papierovou manipuláciou alebo fyzickými podpismi. Systém umožňuje manažérom schvaľovať faktúry elektronicky z akéhokoľvek miesta. Zároveň dostávajú oznámenia a upozornenia, aby mohli rýchlo reagovať. Tým sa urýchlil proces schvaľovania a zabezpečili sa platby včas.
Výsledky a ich prínosy
Implementácia systému Flowis zmenila proces účtovania záväzkov spoločnosti BIPA a priniesla mnohé výhody:
Rýchlejšie spracovanie faktúr
Automatizácia vyťažovania a schvaľovania faktúr znížila čas potrebný na ich spracovanie. Čo kedysi trvalo niekoľko dní, je teraz možné zvládnuť za pár hodín, čo vedie k rýchlejším platbám dodávateľom a posilňuje vzťahy.
Úspora nákladov
Automatizácia znížila potrebu manuálnej práce, eliminovala papierové procesy a znížila riziko pokút za oneskorené platby, čo viedlo k značným úsporám. Zvýšením efektívnosti procesu mohla BIPA lepšie využívať zdroje na dôležitejšie úlohy.
Lepšia transparentnosť a prehľad v reálnom čase
Vďaka systému Flowis získala BIPA veľmi dobrý prehľad o stave všetkých faktúr v reálnom čase. Schvaľovatelia majú prehľad o aktuálnom stave faktúr a účtovný tím má prístup k schváleným aj čakajúcim faktúram v reálnom čase. To vedie k lepšiemu vykazovaniu a efektívnejšiemu cash flow.
Presnejšie údaje a menej chýb
Automatizované vyťažovanie faktúr znížilo chyby spôsobené ľudským faktorom, pretože kontroluje, či fakturačné údaje sú správne a zodpovedajú nákupným objednávkam ešte pred schválením faktúr. To viedlo k menšiemu počtu faktúr s nepresnosťami a zníženiu potreby ich prepracovania kvôli nezrovnalostiam.
Škálovateľnosť pre budúci rast spoločnosti
Spoločnosť Flowis ponúkla škálovateľné riešenie, ktoré mohlo rásť spolu so spoločnosťou BIPA, keď sa jej podnikanie rozširovalo. Ďalšie pracovné postupy alebo funkcie sa dali ľahko pridať bez narušenia existujúcich automatizovaných procesov.
