Výzva
BIPA sa pri spracovaní, schvaľovaní a účtovaní dodávateľských faktúr spoliehala na manuálne a papierové procesy. Tento systém bol zdĺhavý, náchylný na chyby a vyžadoval častú komunikáciu medzi oddeleniami. Viacúrovňové overovanie a ručné spracovanie dokumentov spomaľovalo operácie a komplikovalo prácu oddeleniu záväzkov.
Spoločnosť potrebovala efektívnejší spôsob spracovania faktúr. Hľadala riešenie, ktoré by automatizovalo schvaľovací proces, zjednodušilo pracovné postupy a bez problémov sa prepojilo s účtovným systémom. Cieľom bolo zrýchliť spracovanie faktúr, znížiť počet chýb a zvýšiť celkovú prevádzkovú efektívnosť.
Riešenie: Implementácia Flowisu
Aby BIPA prekonala tieto výzvy, rozhodla sa pre implementáciu systému Flowis, ktorý umožňuje automatizáciu podnikových procesov a digitalizáciu pracovných postupov. Hlavným cieľom bolo odstrániť manuálne úlohy a papierové procesy, a nahradiť ich automatizovanými riešeniami.
Flowis sa zameral na tieto kľúčové oblasti:
Automatizované vyťažovanie faktúr
Flowis automaticky kontroluje a overuje faktúry priradené k nákupným objednávkam. Tým sa znížil počet manuálnych zásahov zo strany účtovného tímu. Do schvaľovacieho procesu sa dostanú len správne a úplné faktúry. Pravidlá vyťažovania boli prispôsobené potrebám BIPA, čo zaručilo dodržiavanie interných zásad a minimalizovalo riziko chýb.
Jednoduchší schvaľovací proces
Po vyťažení faktúr Flowis automaticky presmeruje dokumenty cez digitálny schvaľovací proces. Ručné presúvanie papierových faktúr a fyzické podpisovanie dokumentov už nie je potrebné. Manažéri môžu schvaľovať faktúry elektronicky, a to odkiaľkoľvek. Systém zároveň posiela upozornenia, ktoré im pripomínajú, že je potrebné faktúry schváliť. Tento prístup zrýchlil proces schvaľovania a zabezpečil, že platby dodávateľom budú realizované načas.
Výsledky a ich prínosy
Implementácia Flowisu priniesla zásadné zmeny v procese spracovania faktúr. Manuálne úlohy boli minimalizované a papierové procesy nahradené automatizovanými digitálnymi riešeniami. Medzi najdôležitejšie prínosy patria:
Rýchlejšie spracovanie faktúr
Automatické vyťažovanie a schvaľovanie faktúr výrazne skrátilo čas potrebný na ich spracovanie. To, čo predtým trvalo niekoľko dní, je teraz možné zvládnuť v priebehu niekoľkých hodín. Výsledkom sú rýchlejšie platby dodávateľom a lepšie vzťahy so strategickými partnermi.
Úspora nákladov
Automatizácia znížila potrebu manuálnej práce a eliminovala papierové procesy. Vďaka rýchlejšiemu spracovaniu faktúr sa predišlo oneskoreným platbám a pokutám. Oddelenie záväzkov teraz môže sústrediť svoju pozornosť na dôležitejšie úlohy, čo prispelo k lepšiemu využitiu zdrojov a finančným úsporám.
Lepšia transparentnosť a prehľad v reálnom čase
Flowis poskytuje spoločnosti BIPA prehľad o všetkých faktúrach v reálnom čase. Každý schvaľovateľ môže vidieť, v akej fáze sa nachádzajú faktúry. Oddelenie záväzkov má k dispozícii úplný prehľad o čakajúcich a schválených faktúrach, čo zlepšilo vykazovanie a umožnilo efektívnejšie riadenie cash flow.
Presnejšie údaje a menej chýb
Automatické vyťažovanie faktúr znížilo počet chýb spôsobených ľudským faktorom. Systém porovnáva údaje z faktúr s údajmi z nákupných objednávok, aby overil ich správnosť ešte pred schválením. Tento proces minimalizoval nepresnosti a znížil potrebu dodatočného prepracovania chybne zadaných faktúr.
Škálovateľnosť pre budúci rast spoločnosti
Flowis je flexibilný a prispôsobiteľný rastu spoločnosti BIPA. Keď spoločnosť expanduje, môžu sa jednoducho pridať nové pracovné postupy a funkcie bez narušenia existujúcich procesov. Táto škálovateľnosť umožňuje spoločnosti reagovať na zmeny v obchodnom prostredí bez dodatočných nákladov na nový softvér alebo školenia.
