Výzva
V BEZ Transformatory riešili potrebu zlepšiť riadenie procesov a dát. Práca s veľkým množstvom zložitej dokumentácie, ako sú dokumenty o zákazkách, sledovanie ISO protokolov, interná podpora, tvorba zmlúv, fakturácia za energiu, cenotvorba transformátorov a sledovanie údržby, sa stávala čoraz náročnejšia. Predtým boli dáta uložené v interných zložkách alebo na SharePointe, pričom sa často spoliehali na e-maily a zdieľanie súborov, čo spôsobovalo oneskorenia a chyby.
Tieto manuálne procesy komplikovali udržanie efektivity a kvality. Aby tieto problémy vyriešili, BEZ hľadali komplexné automatizované riešenie. Cieľom bolo centralizovať procesy, zabezpečiť plynulý priebeh prác, zvýšiť presnosť a zlepšiť prehľadnosť pre zamestnancov aj zákazníkov.
Riešenie: Implementácia Flowisu
Vhodným riešením pre BEZ Transformatory bol Flowis. Náš systém im poskytol centralizované riešenie na správu dokumentov a úloh, čím zjednodušil kľúčové procesy, od ich tvorby až po komunikáciu so zákazníkmi.
Automatizácia sprievodnej dokumentácie
Automatizácia sprievodnej dokumentácie začína tým, že Flowis načíta súbor vygenerovaný zo SAPu. Následne skontroluje všetky potrebné údaje o zákazníkovi, stroji a výrobe. Potom tieto údaje skonsoliduje a automaticky vytvorí novú transakciu v systéme. Tímy, zodpovedné za vývoj, výstupnú kontrolu a zákaznícky servis, môžu pridať, upraviť alebo odstrániť dokumenty, kým nie sú pripravené na finálnu verziu. Po dokončení všetkých potrebných dokumentov systém uzamkne transakciu a čaká na poslednú kontrolu. Pred odoslaním dokumentov zákaznícky servis skontroluje, či sú všetky dokumenty správne. Tento proces znižuje potrebu posielania dokumentov cez e-maily a zabezpečuje auditnú stopu.
Správa ISO dokumentov
Flowis uľahčil spracovanie ISO protokolov. Dokumenty, ktoré sa predtým ukladali na SharePointe, sa teraz ukladajú priamo vo Flowise. V tomto systéme sú dostupné všetky verzie dokumentov, vrátane aktuálnych aj predchádzajúcich. Flowis posiela automatické upozornenia zodpovedným osobám a nastavuje termíny, aby sa zabezpečilo, že protokoly budú skontrolované v stanovených časoch. Ak niekto neodpovie na upozornenie, situáciu je možné eskalovať. Po dokončení sa ISO dokumenty sledujú podľa histórie zmien a staré verzie sa automaticky archivujú, čím sa zachováva presnosť a súlad.
Interný Helpdesk a Ticketing
Systém technickej podpory umožňuje zamestnancom rýchlo nahlasovať problémy. Zároveň umožňuje vytváranie požiadaviek v mene inej osoby, ak ten, kto má problém, nemôže situáciu nahlásiť sám. Flowis zaznamenáva čas, ktorý sa strávi na splnení každej úlohy, čím pomáha zlepšiť efektivitu.
Správa objednávok a zmlúv
Vďaka Flowisu sa vytváranie zmlúv a fakturácia energií automatizujú, čím sa zjednodušujú administratívne procesy. Tento systém skracuje dobu spracovania a pomáha eliminovať manuálne chyby, ktoré by mohli ovplyvniť účty alebo vzťahy so zákazníkmi.
Prevádzkovanie nehnuteľností
Žiadosti o transformátory
Žiadosti o transformátory, ktoré sa predtým spravovali v Exceli, sa teraz spracúvajú vo Flowise. Systém sleduje žiadosti a cez schvaľovací proces určuje, či sú relevantné a dajú sa splniť. Pred konečným potvrdením ich kontrolujú a schvaľujú dve oddelenia.
Evidencia údržby
Zamestnanci zaznamenávajú odpracované hodiny, vrátane miesta, popisu úloh, nadčasov a ďalších informácií o údržbe. Flowis zhromažďuje tieto údaje a zabezpečuje presné sledovanie celého procesu údržby. Týmto spôsobom sa všetky práce riadne zaznamenávajú a priraďujú správnym osobám.
Výsledky a ich prínosy
Vďaka Flowisu dosiahla spoločnosť BEZ Transformatory lepšie výsledky, zvýšila produktivitu a vylepšila dôležité pracovné postupy.
Prevádzková efektívnosť
Automatizácia procesov spracovania dokumentov a pracovného toku znížila administratívnu záťaž a manuálnu prácu. Tímy sa teraz môžu viac sústrediť na hlavné úlohy, čo vedie k rýchlejšiemu dokončovaniu projektov.
Väčšia spokojnosť zákazníkov
Zabezpečený prístup k dokumentácii zvyšuje transparentnosť a dôveru. Umožňuje zákazníkom prezerať projektovú dokumentáciu v reálnom čase a zlepšuje schopnosť spoločnosti BEZ rýchlo reagovať na ich potreby.
Optimalizácia zdrojov
Technická podpora a evidencia údržby pomáhajú spoločnosti BEZ lepšie riadiť pracovný čas a dostupné zdroje. To vedie k rýchlejšej reakcii tímu a presnejšiemu sledovaniu času pre účely vykazovania.
Presnejšie dáta
Pomocou údajov zo SAPu Flowis zabezpečuje, že dokumentácia je pred finalizovaním úplná a presná. Týmto spôsobom sa minimalizujú chyby a zaručuje sa jednotná kvalita materiálov pre zákazníkov.
Dokumenty na jednom mieste
Všetky ISO protokoly a zákaznícke dokumenty sú teraz uložené v jednom systéme, takže spoločnosť BEZ má ľahký prístup k najnovším verziám. To uľahčuje kontrolu správnosti a zabezpečuje, že zamestnanci pracujú s rovnakými, aktuálnymi informáciami.
Efektívna fakturácia a tvorba zmlúv
Flowis automatizuje vytváranie zmlúv a fakturáciu energií, čím výrazne zjednodušuje administratívne úlohy spoločnosti BEZ, skracuje čas spracovania a eliminuje manuálne chyby, ktoré by mohli ovplyvniť účty alebo vzťahy so zákazníkmi.
Presné dodržiavanie predpisov
Automatizácia aktualizácie ISO protokolov cez Flowis pomáha spoločnosti BEZ splniť regulačné požiadavky. Umožňuje prehľadné sledovanie zmien a chráni dokumenty pred nežiaduce manipuláciou.
