Jednou z kľúčových častí agendy personálneho oddelenia je správa údajov o zamestnancoch. Každý zamestnanec potrebuje priečinok s potrebnými informáciami, ako sú pracovné zmluvy, osobné údaje, platové ohodnotenie, prehľad vyčerpanej a dostupnej dovolenky, pracovná pozícia a jej umiestnenie v našej organizačnej štruktúre, a ďalšie.
Prínos integrácie dát
Flowis zabezpečil pre Muziker úplnú archiváciu potrebných informácií. Vďaka funkciám systému, ktoré sú v súlade s GDPR, môže spoločnosť lepšie kontrolovať prístup k citlivým údajom.
Aktualizácia záznamov o zamestnancoch je pre personálne oddelenie kľúčová, a Flowis ju podporuje prostredníctvom pripomienok a upozornení, čo zabezpečuje 100% presnosť údajov.
Všetky údaje sú chránené podľa GDPR a prístup k informáciám o zamestnancoch majú len oprávnení pracovníci, ako personálne oddelenie a manažéri, čo zabraňuje neoprávnenému prístupu.
Jednoduchý proces zaučovania a odchodu zamestnancov
Personálna agenda začína rozhodnutím o prijatí nového zamestnanca. Vedúci oddelenia alebo iná zodpovedná osoba zadá potrebné údaje do Flowisu, ktorý potom automaticky rozpošle jednotlivé úlohy na príslušné oddelenia. Tým sa zabezpečí, že budú pripravené všetky dôležité náležitosti – od vypracovania pracovnej zmluvy a registrácie v sociálnej poisťovni až po nastavenie prístupov do interných systémov.
Muziker má v úmysle rozšíriť tento proces tak, aby zahŕňal identifikáciu voľného pracovného miesta, inzerciu na vybraných platformách, výber kandidátov, realizáciu pohovorov a nakoniec aj výber najvhodnejšieho uchádzača. Momentálne sa nachádza v poslednej fáze.
Proces offboardingu vo Flowise prebieha podobne ako onboarding. Osoba zodpovedná za ukončenie zmluvy zadá do systému potrebné informácie, na základe ktorých sa vytvoria čiastkové transakcie. Týmto spôsobom sa zabezpečí, že všetky kroky spojené s ukončením zmluvy prebehnú správne a v súlade so zákonom.
Kompletná databáza všetkých prístupov a programov
Každá pracovná pozícia vo Flowise má stanovené kritériá prístupu k hardvéru, softvéru a ďalším zdrojom. Na základe týchto informácií sa automaticky vytvoria úlohy pre zodpovednú osobu, čím sa eliminuje potreba manuálneho zásahu.
Počas výkonu svojich povinností sa prístupy môžu prispôsobovať alebo zvyšovať v závislosti od získaných zručností. Prostredníctvom Flowisu môžu zamestnanci jednoducho požiadať o tieto zmeny. Vytvorili sme databázu všetkých potrebných prístupov a programov vo všetkých oddeleniach spoločnosti, od skladu po vývojové tímy, čo zamestnancom uľahčuje žiadosť o zmenu úrovne prístupu a poskytuje nám prehľad o všetkých programoch a prístupoch, ktoré používame.
Po ukončení pracovného pomeru Flowis automaticky vytvorí potrebné transakcie na zrušenie prístupov a aktív zamestnanca na základe zadaného dátumu ukončenia.
Kompletné záznamy a správy o absenciách, nadčasoch a delegovaní
Jednou z veľkých výhod systému Flowis je evidencia dochádzky. Zamestnanci môžu jednoducho požiadať o akýkoľvek typ neprítomnosti (v súlade so zákonmi a pracovnými zmluvami). Zodpovedné oddelenie môže rýchlo a presne odoslať tieto údaje potrebným inštitúciám, čo uľahčuje spracovanie miezd.
Okrem sledovania neprítomností môžeme zaznamenávať aj nadčasy. Flowis vyhodnocuje odpracované hodiny na základe kalendára a určuje, aká suma sa má vyplatiť podľa zákona za víkendy, sviatky a pracovné dni.
V rámci tohto záznamu je dôležité spomenúť aj systém delegovania úloh a prístupov počas neprítomnosti. Pri výbere typu neprítomnosti si zamestnanec zvolí svojho zástupcu. Tento zástupca bude včas informovaný a dostane prístup k potrebným informáciám o zamestnancovi.
